Manuales Administrativos

Concepto de Manuales Administrativos

Los manuales administrativos son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa.

Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistemas de información de organización, de procedimientos, de áreas funcionales, de operación, de cuentas, de proveedores, de llaves firmas, de calidad, entre otros manuales.

Los manuales presentan una visión conjunta del organismo social, así como la  ejecución correcta de las actividades a realizar por los integrantes para propiciar la uniformidad del trabajo. Los manuales administrativos, como el manual de organización y el manual de procedimientos, permiten que el personal conozca a la empresa, su historia, su estructura, sus procesos, sus objetivos, políticas, etc.

Los manuales administrativos, en particular el manual de calidad y el manual de procedimientos, sirven de base para la evaluación de la operación de la empresa, al llevar a cabo la auditoria administrativa.

Objetivos

• Sistematizar la información: Las empresas cuentan con información acerca de cómo se formó, es decir su historia; determina objetivos, opera con procedimientos establecidos y cuenta con información de los puestos que integran la empresa.
• Informar: Informará a todos los miembros de la organización sobre diferentes aspectos de la empresa como son su historia y evolución, su estructura orgánica, objetivos, políticas, sus procesos, entre otros.
• Auxiliar en la inducción y capacitación del personal: Cuando un empleado ingresa a la empresa, parte importante de su buen desempeño dentro de ella es que la conozca y se familiarice, tanto con la empresa como son su puesto.
• Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa: El tener por escrito los procedimientos en manuales de procedimientos permite, en primer lugar, dar al personal en forma detallada como va a desarrollar sus funciones.
• Cubrir un requisito de certificación ISO: Una empresa que quiere certificado tiene que cubrir necesariamente el requisito de contar con los manuales administrativos, también llamados manuales de calidad.

Clasificación básica

• Por su naturaleza
• Por su área de aplicación
• Por su contenido
• Por su ámbito 
  

Por su naturaleza

De acuerdo a su naturaleza se clasifican en:

• Microadministrativos: los cuales contienen información de una sola empresa o de un área de la empresa.
• Macroadministrativos: utilizados en los corporativos donde se incluye información de más de una empresa.
• Mesoadministrativos: incluyen información de una o más organizaciones de un solo sector.

Por su área

El origen de este tipo de manuales administrativos parte de que las empresas pequeñas y medianas cuentan, por lo general, con una estructura organizacional pequeña, es decir, no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos ni de áreas y el número de puestos con que cuentan son poco especializados, por lo que el manual de organización de esas empresas no es de gran magnitud, pero debido al crecimiento y expansión de las empresas, el número de puestos y áreas va en aumento, la especialización de ambos hace más compleja la utilización de un solo manual; por lo tanto en vez de contar con un solo manual para toda la empresa, se elaboran por áreas y cada uno de estos contiene información de un área en específico de la empresa.

Por su contenido

La magnitud de la empresa y la naturaleza y complejidad de sus funciones servirán para determinar la especialidad y cantidad de los manuales. Tal vez una empresa pequeña puede contener su información en un manual de organización y un manual de procedimientos, pero conforme la estructura de la empresa va creciendo y el número y naturaleza de sus funciones se va sofisticando, es necesario elaborar manuales especializados ya no solo de organización ni procedimientos. Las empresas cuentan con manuales de diferentes tipos:

• 
  Manuales de bienvenida
• De inducción
• De calidad
• De operaciones
• De proveedores
• De clientes
• De objetivos
• De políticas
• De formas
• De diagramas de flujo
• De puestos
• De firmas
• E inclusive de llaves

Por su ámbito

Se clasifican en:

• Manuales generales: Contienen información global de la empresa. Los manuales generales son los que van a contener información de toda la empresa; incluyen información del área de recursos, humanos, finanzas, mercadotecnia, operaciones e informática.
• Manuales específicos: Contienen información detallada de toda la empresa; por ejemplo, el manual de formatos de la empresa incluye todas las formas tanto impresas como digitales que se emplean en las operaciones de la empresa. Es específico porque solo contiene información relacionada con los formatos de la empresa.

Ejemplos

Algunos ejemplos de manuales son los siguientes:

• Manual de políticas
• Manual técnico
• Manual de producción
• Manual de ventas
• 
  Manual de historia del organismo.
• Manual de procedimientos.
• Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones.)
• Manual de compras
• Manual de contenido múltiple (cuando trata de dos contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización).
• Manual de personal
• Manual de adiestramiento o instructivo.
• Manual de finanzas
• Manual de crédito y cobranza
• Manual de contabilidad
• Manual de organización 

Conclusión

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica muy útil para lograr una eficiente administración ya que sirve como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa.

Es importante que cuente con manuales administrativos, ya que representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establece claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una administración eficiente. Además ayudan a informar y orientar la conducta de los integrantes de tu empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deben seguir para cumplir con los objetivos trazados.